Sekretariat, Kaufmännische Assistenz
Büro, Marketing, Finanz, Recht, Sicherheit

Die Berufsobergruppe "Sekretariat, Kaufmännische Assistenz" nimmt eine zentrale Rolle auf dem österreichischen Arbeitsmarkt ein und umfasst eine Vielzahl an Berufen, darunter SekretärInnen, Assistenzkräfte der Geschäftsleitung, PersonalverrechnerInnen sowie Bürokaufleute. Insbesondere Bürokaufleute zählen zu den am häufigsten nachgefragten Fachkräften, da sie branchenübergreifend in nahezu allen Unternehmen benötigt werden.

In den vergangenen Jahrzehnten hat sich das Berufsbild in diesem Bereich tiefgreifend gewandelt. Während früher wiederkehrende Unterstützungstätigkeiten wie das Abtippen von Protokollen und Diktaten, Telefondienst und Terminorganisation im Mittelpunkt standen, wurden viele dieser Aufgaben durch Automatisierung und digitale Systeme ersetzt oder vereinfacht. Dies hat zu einer Neuverteilung traditioneller Sekretariats-, Assistenz- und Verwaltungsaufgaben geführt: Zahlreiche Tätigkeiten – darunter Korrespondenzführung, Postbearbeitung, Telefondienst sowie administrative Verwaltungsaufgaben (z. B. Buchung von Firmenwagen und Besprechungsräumen) – werden zunehmend direkt von Fachkräften übernommen (Insourcing).

Diese Entwicklung deutet darauf hin, dass die Nachfrage nach klassischen Sekretariats- und Assistenzberufen sowie Callcenter-Mitarbeitenden langfristig rückläufig sein wird (Burstedde & Tiedemann 2024). Gleichzeitig bleibt der Bedarf an Bürokaufleuten hoch, da sich ihre Rolle verstärkt auf Informationsmanagement, Koordination und betriebswirtschaftliche Prozesse konzentriert. Entsprechend gewinnen Projektmanagementkompetenzen, der sichere Umgang mit Büro- und Buchhaltungssoftware – insbesondere Microsoft Office und SAP – sowie betriebswirtschaftliches und rechtliches Wissen zunehmend an Bedeutung. Ein wesentlicher Treiber dieser Entwicklung ist die fortschreitende Digitalisierung des Arbeitsplatzes. Der verstärkte Einsatz von Cloudservices und einer elektronischen Arbeitsorganisation verändert die Arbeitsweise in diesen Berufen erheblich. Diese Transformation erfordert nicht nur die Anpassung an neue Technologien, sondern auch den Erwerb erweiterter Kompetenzen, die über klassische Büro- und Verwaltungsfähigkeiten hinausgehen.

Insbesondere in der öffentlichen Verwaltung, wo eine Pensionierungswelle bevorsteht, wird Wissensmanagement und die Sicherung vorhandener Wissensbestände an Bedeutung gewinnen. Gleichzeitig steigt der Druck, Effizienzsteigerungen durch den Einsatz von KI-Technologien zu realisieren. Mitarbeitende in der Verwaltung müssen daher verstärkt Kompetenzen in der Anwendung dieser Technologien erwerben, um ihre tägliche Arbeit durch den gezielten Einsatz von Automatisierungstools effizienter zu gestalten (Wegscheider-Protsch & Ziegler 2024). Dennoch ist davon auszugehen, dass die Nachfrage nach Verwaltungsassistenzen vor dem Hintergrund des demografischen Wandels tendenziell steigen wird, da gut geschulte Fachkräfte für die Koordination und Strukturierung administrativer Abläufe weiterhin essenziell bleiben.