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Sekretariat, Kaufmännische Assistenz
Büro, Marketing, Finanz, Recht, Sicherheit

125.829 Inserate geschaltet (2022)
+ 26.815 Inserate im Vergleich zum Vorjahr (2021 - 2022)

Arbeitsmarktentwicklung in Österreich

Die Berufsobergruppe "Sekretariat, Kaufmännische Assistenz" umfasst neben den Berufen SekretärIn, AssistentIn der Geschäftsleitung oder PersonalverrechnerIn auch den Beruf Bürokaufmann/-frau. Dieser ist einer der am häufigsten nachgefragten Berufe am österreichischen Arbeitsmarkt - Beschäftigte dieser Berufsobergruppe werden in nahezu allen Bereichen der österreichischen Wirtschaft nachgefragt.

Das Berufsbild hat sich in den vergangenen Jahrzehnten deutlich verändert. Kognitive und manuelle Routinetätigkeiten, Maschinenschreiben, die Abnahme von Diktaten, Telefondienst und Terminkoordination waren früher Schlüsselfertigkeiten. Heute sind viele dieser Tätigkeiten weitgehend automatisiert oder werden durch digitale Systeme unterstützt. Zudem kann beobachtet werden, dass neue Prozesse implementiert wurden, was dazu führte, dass Tätigkeiten, die früher beim Sekretariat oder bei der kaufmännischen Assistenz angesiedelt waren, neu verteilt wurden. So werden zahlreiche klassische Aufgaben eines Sekretariats nunmehr verstärkt von Fachkräften selbst wahrgenommen. Es kommt zu Insourcing etwa von Korrespondenz, Postarbeit, Telefondienst, aber auch Verwaltungsaufgaben (Buchung von Firmenwagen, Besprechungsräumen etc.). Dieser Wandel wird sich in Zukunft weiter fortsetzen, weshalb der Trend für die kommenden Jahre tendenziell negativ ist. Hier ist anzumerken, dass sich diese Einschätzungen eher auf klassische Sekretariats- beziehungsweise Assistenzberufe und Callcenter-MitarbeiterInnen beziehen.

Typische Büro- und Verwaltungskenntnisse bleiben ein zentraler Aspekt in dieser Berufsobergruppe, wobei sich die Aufgabenbereiche immer mehr auf Funktionen im Bereich Informationsmanagement und -koordination ausweiten. Hier sind etwa Qualitäts- und Projektmanagementkenntnisse, die Anwendung von Software sowie Betriebswirtschaft und Recht zu nennen. Hinzu kommt eine zunehmende Digitalisierung des Arbeitsplatzes, z.B. durch den Einsatz von Cloudservices und einer elektronischen Arbeitsorganisation.


Berufsbeschreibung

SekretärInnen bearbeiten und erledigen den Schriftverkehr (z.B. Posteingang/-ausgang, E-Mails), nehmen Telefonate entgegen, organisieren sowie administrieren den Büroablauf (z.B. Ablage, Terminvereinbarungen, Vorbereitung von Unterlagen) und ermöglichen den mündlichen und schriftlichen Verkehr mit nationalen und internationalen PartnerInnen. SekretärInnen unterstützen Führungskräfte bei deren Arbeit und bilden eine Schnittstelle zwischen MitarbeiterInnen, LieferantInnen, KundInnen und der Führungsebene. In größeren Betrieben wird die Assistenzfunktion für die Führungsebene zusätzlich durch den Beruf AssistentIn der Geschäftsleitung abgedeckt, die eine starke betriebswirtschaftliche Ausrichtung hat. Teilweise übersetzen und beantworten sie zudem die schriftliche Geschäftskorrespondenz und übersetzen bei Meetings und Telefonaten.

Trend

Die folgenden Grafiken zeigen, wie sich die Bedeutung des Berufs in den kommenden Jahren aus jetziger Sicht entwickeln wird, und wie groß die Bedeutung aktuell ist (gemessen als Anteil am gesamten Inseratenaufkommen aller Berufe in Österreich oder dem ausgewählten Bundesland). Die Bedeutung kann dabei in Zukunft zurückgehen (negativer Trend), gleichbleiben oder steigen (positiver Trend). Gleichzeitig wird auch die Anzahl der Inserate des Vorjahres dargestellt, welche zu den Anteilen korrespondieren.

WICHTIG: Für Berufe mit einem hohen Anteil (siehe Grafik: Anteil an allen Inseraten) bedeutet auch ein tendenziell negativer Trend oder ein gleichbleibendes Inserateaufkommen (siehe Grafik: 3-Jahres Trend) durchaus gute Jobaussichten.

3-Jahres Trend (2023-2025)

gleichbleibend

Anteil an allen Inseraten (2022)

50% - mittlerer Anteil

Zahl der Inserate (2022)

9.829

Daten und Fakten

Die nachfolgenden Grafiken zeigen die Entwicklung des Inserateaufkommens in den vergangenen Jahren sowie nach Bundesländern und im Vergleich zu ähnlichen Berufen. Zudem werden auch Informationen zu den am Arbeitsmarkt nachgefragten Kompetenzen dargestellt: welche Kompetenzen werden in den Inseraten besonders häufig angegeben (durchschnittlicher Anteil der Jahre 2020 bis 2022 in %), beziehungsweise welche Kompetenzen haben am stärksten an Bedeutung gewonnen (Veränderung der Anteile im Jahresvergleich 2020 und 2022 in %-Punkten).

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